Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.

Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.

Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Читайте также:  Тип визы с: что это и краткая инструкция по получению

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Основное назначение:

  • помощь руководителю в его повседневной деятельности;
  • максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
  • в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
  • отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
  • позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
  • позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
  • позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

  • действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

  • внутренние документы:
  • устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

  • общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
  • требования и его умения;
  • служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
  • полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
  • ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
  • связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

  • помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
  • назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
  • в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
  • на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
  • помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

  • фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
  • личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

  • выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
  • знать правила корпоративного этикета и делового общения;
  • знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
  • грамотно вести деловые переговоры;
  • уметь оформлять важные документы;
  • информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
  • работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
  • желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
  • уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

  • выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
  • планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
  • сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
  • вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
  • обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
  • подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
  • вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
  • координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
  • доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
  • вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
  • готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
  • обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
  • осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
  • получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
  • готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
  • организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
  • получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
  • общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

  • регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
  • получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
  • изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
  • знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
  • — составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
  • запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
  • знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
  • участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
  • подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
  • направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
  • организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
  • нарушение сроков выполнения требуемой работы;
  • нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
  • действия не в пределах своей компетенции;
  • не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
  • нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
  • предоставление недостоверной информации сотрудникам;
  • недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
  • разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

  • не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
  • правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
  • причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.

Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.

С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Читайте также:  Необходимость и порядок проведения инвентаризации наличных средств

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.

Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.

Должностная инструкция помощника руководителя особенности составления

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Далее, правила оформления. На первой странице сверху нужно указать название фирмы, место и дату создания документа. В самом конце сотрудник должен подписать эту инструкцию: с инициалами, подписью и датой подписания.

Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе. Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся: близость к начальству; постоянный доступ к актуальной информации; возможность быть несколько выше других сотрудников компании; возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства; работа в комфортной обстановке.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА , ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ I. Общие положения Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность, а также условия работы офис-менеджера структурного подразделения (далее Подразделения).

Должностная инструкция помощника руководителя: порядок оформления

Маркетинг – неотъемлемая часть любого бизнеса как малого, так и большого. Отличием является тот фактор, что в малом бизнесе чаще всего владельцы самостоятельно занимаются маркетингом.

В больших же фирмах специалисты выстраивают систему, включающую разные отделения, в том числе и отделение маркетинга. Каждым таким отделением должен руководить профессионал. Но прежде чем приступить к работе, он должен ознакомиться со своими правами и обязанностями.

Знания и навыки, необходимые для эффективной работы, можно перечислить в разделе, посвященном должностным обязанностям, или отдельно.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

Должностная инструкция секретаря (помощника) руководителя компании

Секретарь, заместитель или личный ассистент? Зависит от ситуации! Рассмотрим требования, обязанности и условия, которые должна содержать должностная инструкция помощника руководителя-2018.

Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.2.7.

Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.2.8.

Описание задания помощника-менеджера создается для редактирования отношений. Документ определяет функциональные обязанности, обязанности, права работников.

Должностная инструкция «Помощник руководителя»: структура и содержание

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.

Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Если Администратор-помощник отсутствует, его права и обязанности передаются другому должностному лицу, указанному в распоряжении Организации.

Но все пошло не так. Я пытался вернуть свои деньги, но меня обвинили в мошенничестве, и теперь грозят подать иск в суд или в прокуратуру. Правильно составленная инструкция полезна обеим сторонам трудовых отношений.

Сотрудник с первого дня работы на новой должности будет понимать, что от него требуется.

А работодатель очертит круг должностных полномочий и обязанностей, за невыполнение которых можно привлечь к дисциплинарной ответственности или поднять вопрос о неполном должностном соответствии работника.

Должностные обязанности заместителя директора

За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.

  1. За неисполнение должностных обязанностей.
  2. За нарушение правил внутреннего распорядка компании.
  3. За нарушение деловой этики.
  4. За нерациональное использование компьютерной техники.
  5. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством Украины.
  6. За предоставление недостоверной информации руководству.
  7. За небрежное отношение к ведению документации.
  8. _____________________________________________________________________.
  9. _____________________________________________________________________.

Составление должностной инструкции начальника отдела маркетинга не требует огромных усилий. Самое главное – это прописать все детали. Постарайтесь прописать все так, чтобы не оставалось вопросов.

Спросите у знакомых, у которых есть отдел маркетинга, или же у сотрудников, на что в первую очередь нужно обратить внимание новому руководителю. Помните, что он должен четко ответить, сможет ли справиться с поставленными задачами.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Задача сотрудника полностью зависит от требований генерального директора. На попечении у одного руководителя может быть сразу несколько ассистентов, и задача каждого будет отличаться.

Для полного представления о содержании документа следует скачать должностную инструкцию ассистента (помощника) генерального директора. Опишите или даже разрисуйте систему подчинения.

Кому новый сотрудник будет отчитываться? Кто его подчиненные? Это очень важная деталь при составлении инструкции.

Как правило, руководители ищут ассистента, обладающего:

  • этикетом делового общения;
  • грамотной устной речью;
  • умением работать с клиентами и партнерами.

Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.

Заведующий ассистентом отвечает за его деятельность:

  • законодательство Российской Федерации;
  • Правила внутреннего трудового права, Устава и других нормативных актов общества;
  • заказы и команды управления;
  • это описание работы.

Читайте так же:  У виновника дтп нет осаго

Ассистент генерального директора — сотрудник, который находится на попечении руководителя. Помощник выполняет все приказы и поручения своего руководства, связанные с трудовой, а нередко — и личной деятельностью.

Приказы могут разниться от составления и предоставления документации до организации деловых встреч или заказа билетов.

Желательный опыт работы для соискателей на должность ассистента, как правило, начинается от трёх лет.

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

К общим положениям относятся сведения о категории, к которой относится описываемая должность, порядке назначения на должность и освобождения от нее.

Здесь же можно указать, что работник подчиняется непосредственно генеральному директору и в профессиональной деятельности руководствуется нормативными документами, разработанными компанией.

Перечислите основные документы — должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда. Данная профессия внесена в реестр Профессиональных Стандартов РФ с 6 мая 2015 года (код ПС 07.002).

Для получения сертификата по соответствию Профессиональных Стандартов РФ нужно получить 6 уровень квалификации. Специалист данного уровня должен иметь высшее образование, а также выполнять работу самостоятельно. Желательно иметь юридическое или экономическое образование.

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.2.5.

По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.2.6.

Помощник руководителя — настоящая «правая рука» первого лица компании. Спектр поручаемых такому работнику задач, как правило, широк.

Планирование рабочего дня для менеджера: разработка и согласование графика встреч, визитов, звонков, поступлений и других мероприятий.

Должностные обязанности помощника руководителя

Кто такой помощник руководителя

Помощник — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы.

Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой.

Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.

Общие положения

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

  • исполнительность, ответственность;
  • грамотность, аккуратность;
  • стрессоустойчивость, инициативность;
  • обучаемость, трудолюбие;
  • позитивность, дипломатичность;
  • выносливость, усидчивость;
  • коммуникабельность;
  • честность, преданность;
  • дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

  • Кто такой помощник руководителя
  • Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
  • Инструкция личного помощника директора
  • Где скачать образец должностной инструкции помощника директора
  • Итоги

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

  • фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
  • личным секретарем директора.
Читайте также:  Что нужно знать о договоре поставки: основные условия

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

  • относится к категории руководителей;
  • подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

  • наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
  • длительный стаж работы — 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.

Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя, выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

  • относится к категории специалистов;
  • подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора.

Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.

Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

  1. Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

  2. Скачать должностную инструкцию помощника директора, выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.
  3. Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления
  4. Скачать должностную инструкцию помощника директора

Итоги

Помощник руководителя — должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец должностной инструкции помощника руководителя (2020)

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя .doc

Образец должностной инструкции помощника руководителя

  1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.

  3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

  1. полное высшее образование;
  2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
  3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
  4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

  • основных нормах делопроизводства;
  • основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
  • востребованных в офисе компьютерных программах;
  • деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
  • ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
  • внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
  • иерархии фирмы и её структуре;
  • приемах стенографии;
  • правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
  • правилах пользования оргтехникой;
  • стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

  • действующими законами РФ;
  • внутренними документами фирмы;
  • пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

  1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
  2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
  3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
  4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
  5. Организация оптимального приема посетителей.
  6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
  7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
  8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
  9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
  10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
  11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
  12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
  13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
  14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

  1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
  2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
  3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
  4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

  1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
  3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
  4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
  5. Визировать документы в границах своей компетенции.
  6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
  7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
  8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
  9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
  10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Права.
  4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника.

Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка.

Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя.

Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем.

Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников.

Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе.

На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Скачать документбесплатно

«Должностная инструкция помощника руководителя»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *