Несмотря на то, что записи в трудовой книжке совершают, как правило, квалифицированные кадровые работники или начальники, которые делают это многократно и уже знают весь механизм оформления, ошибки в записях случаются, и сегодня мы разберемся, как с ними быть.

Кажется, «число ведь только перепутали или пропустили букву, я это сам сейчас возьму и исправлю», но нет, так делать нельзя. Представьте, что вы бы так свой паспорт исправлять стали.

Скрыть содержание

Так ли важно исправление записи об увольнении в трудовой книжке?

Трудовая книжка точно такой же документ, который содержит все возможные сведения о ваших карьерных взлетах, а порой и падениях. Если ошибка возникла, вне зависимости от того, насколько она серьезна и важна для вас сейчас, то ее необходимо исправить в установленном порядке.

Где искать ошибки и что с ними делать?

Поговорим о том, в чем ошибки могут быть, чтобы сразу просканировать свою трудовую книжку на их наличие, а затем разберемся, как их исправлять.

Должность

Здесь речь идет о том, что может быть указана не та позиция, которую вы занимали, или же не отмечена смена должности. Имейте в виду, что любые карьерные перемещения обязательно должны находить отражение в трудовой книжке, иначе вас бесконечно долго могут доводить до должности начальника с должности секретаря, а стажа в этом амплуа у вас не будет, потому что в трудовой это будет просто не отмечено.

Если возникла ошибка в формулировке должности или не отмечена ее смена, то делается запись в трудовой книжке от текущего числа, с указанием на то, что предыдущая информация недействительна, а затем ставится следующий номер и вносятся актуальные данные. Никаких заверений при этом делать не нужно, потому что делается полноценная новая запись кадровым работником.

Причина увольнения

Данная ошибочная запись самая неприятная для обнаружения. Одно дело, когда пропущена буква или даты приказов расходятся на один день, и совсем другое, когда вас в официальном документе выставляют в невыгодном свете.

Например, вы увольняетесь по собственному желанию (по 80 статье Трудового кодекса Российской Федерации), а работодатель указывает статью 81. Казалось бы, какая разница, одну цифру перепутали, а 81 статья – это увольнение за прогул, поэтому всегда важно проверять и расшифровку статьи и ее номер, для этого достаточно открыть сайт трудового кодекса страны.

Как исправить запись в трудовой книжке об увольнении по образцу?

Если вы видите расхождение между реальной и написанной причиной увольнения, то вместе с приказом о данном действии вам необходимо обратиться в отдел кадров, поставить запись о том, что предыдущий номер в трудовой книжке ошибочен, и получить на руки документ с правильной информацией.

Номер записи

Такой вид ошибки встречается крайне часто и указывает на невнимательность кадровых работников. Как это выглядит? У вас уже есть одна запись в трудовой книжке, а следующую почему-то снова пишут под номером 1.

Неправильная запись исправляется в отделе кадров. В нашем описанном примере под номером 2 должна появиться запись о том, что запись под номером 1 (и ее формулировка) недействительна, а под номером 3 должна появиться правильная.

Ошибочно внесена запись об увольнении

Если запись об увольнении ошибочна, сотрудник кадрового аппарата должен указать напротив нее о том, что запись недействительна и заверить своей подписью и печатью.

Что делать, если неточности обнаружились поздно?

Возможно ли исправление записей в трудовой книжке после увольнения? Бывает, что на месте нам дела нет до того, что же написали в трудовой. Мы рассчитываем на адекватность кадровиков и не проверяем их. И хорошо, если ошибка обнаруживается при приеме на новую работу, когда еще нет никаких новых записей.

Вы просто идете в старую компанию, и вам исправляют информацию так, как мы описали выше.

А что делать, если уже были внесены записи после ошибочной? Заводить теперь новую трудовую книжку и восстанавливать все? Совершенно необязательно.

Вам необходимо взять у нынешнего работодателя свою книжку и отправиться на старое место работы, где новой записью (совершенно неважно, если там уже десять новых записей), под новым порядковым номером вам напишут, что энная запись недействительно, а затем внесут ее правильно.

Бывают случаи, когда организация, которая допустила ошибку, переименована или вовсе ликвидирована. В таком случае ошибку могут исправить на вашем текущем месте работы.

Своевременная проверка правильности заполнения

Итак, чтобы нам не приходилось десять раз бегать по кадровым инстанциям, лучше сразу поверить, чтобы вся информация была актуальной. На что смотреть?

• Запись сделана с правильным порядковым номером, она написана черной или синей ручкой.
• Дата, которая стоит в графе, соответствует сегодняшней.
• Указана правильная статья Трудового Кодекса, и есть та расшифровка, которая относится к этой статье.
• В графе с основанием для записи стоит правильный документ, с актуальным числом и номером, название документа прописано так же, как в нем самом.
• Запись сделана разборчиво, в ней стоят необходимые подписи и печати, при этом они не закрывают никакую необходимую информацию, содержащуюся в записи и легко читаемы.
• В трудовой книжке отмечены все перемещения по карьерной лестнице, которые были совершены вами за годы работы (повышения, премии, награды, благодарности от начальства).
• В записи нет никаких зачеркиваний, исправлений, не использованы корректоры, ничего не пропущено.

ВАЖНО: Получая на руки трудовую книжку, необходимо расписаться об этом в книге учёта трудовых книжек.

Просмотрим видео на данную тему:

Заключение

Никаких сложностей или невероятных нюансов в исправлении записей в трудовой книжке нет, но лучше стараться их избегать. Однако если ошибка встретилась, исправить ее необходимо обязательно, какой бы малозначительной она вам не казалась.

Делается это специалистом отдела кадров. Он должен под новым порядковым номером написать, что запись недействительна, а затем внести правильную информацию.

Исправление в трудовой книжке: образец 2020 года

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец3 (60%) 6 votes

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

• 
• Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.
• Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

1. Организацией, допустившей ошибку.
2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

  Методы расчета трудового стажа по трудовой книжке

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Законодательная база

Ошибки в трудовой книжке: примеры, как исправить

Трудовая книжка полезна не только работнику, но и работодателю. Для первого она является гарантией учета приобретенного стажа при выходе на пенсию.

Для работодателя она выступает средством проверки компетентности сотрудника и его профессиональных качеств. Многое о специалисте говорит и причина увольнения.

Ошибка в трудовой книжке – результат невнимательности или незнания специалиста отдела кадров. Разберемся, как можно исправить возникшую неточность.

Основные положения о трудовой книжке

Трудовая книжка – документ, подтверждающий факт занятости гражданина. Она состоит из нескольких частей:

• титульный лист;
• сведения о собственнике формуляра;
• сведения о работе на 10 разворотах;
• информация о награждении на 10 разворотах

Делать запись можно перьевой, гелевой ручкой, а также ручкой-роллером. Допускается черный, синий или фиолетовый цвет чернил. Надпись добавляется разборчивым почерком.

Формуляр дополняется вкладышем, который недействителен без основной части. Вкладыш состоит из 9 разворотов «Сведения о работе» и 8 разворотов «Сведения о награждении».

Вопросы, связанные с ведением, хранением и учетом документации, регламентируются Постановлением правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 г. Последние обновления были внесены в нормативный акт 25 марта 2013 г.

Скачать Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Также ответы на вопросы находятся в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Трудовой Кодекс РФ уточняет особенности ведения и использования послужных списков подчиненных.

В документе о занятости содержится информация:

• о нанятом человеке;
• о его профессиональных обязанностях;
• о принятии на работу;
• о переводе;
• об увольнении;
• о награждении;
• о прохождении обучения, государственной службе

Вносить записи, не указанные в списке или не подтвержденные свидетельствами, работодателю запрещается. Как и не вносить обязательные пункты.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если допущена ошибка

Неточности корректируются в соответствии с документами, подтверждающими факт необходимости исправлений. Способ корректировки зависит от вида ошибки. Возможны неточности при первом заполнении документа, в определенной его части, а также ошибки, связанные с ведением формуляра в целом.

Нарушения при первичном заполнении

Если ошибка допускается при первом заполнении бумаг, исправления делать не нужно. Стоит взять новый бланк и заново сделать записи. Испорченный бланк уничтожается. Стоимость бланка оплачивается организацией, если в порче бумаге нет вины сотрудника.

Неправильная отметка при первичном оформлении вкладыша также не исправляется.

Заполняется новый документ. Если в трудовую книжку уже вписаны серия и номер вкладыша, отметку нужно исправить. На внутреннюю сторону обложки вносится информация о недействительности вкладыша за указанным номером. Прописывается дата, ставится подпись ответственного лица и печать. После этого вписываются данные нового вкладыша.

Неточность в заполнении личных данных работника

Согласно пункту 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» изменения в имени, в фамилии, или в отчестве сотрудника, образовании и профессии вносятся на основании документа, подтверждающего новые сведения.

Это может быть свидетельство о заключении или расторжении брака, документ, удостоверяющий личность, свидетельство о рождении или другая бумага. В титульном листе в дате рождения изменения вносятся аналогично.

Внесенные сведения должны полностью соответствовать прописанному в подтверждающем документе.

Если уточнения представлены не в полном объеме, вносятся только те данные, которые присутствуют в документе. Следует запросить оригиналы бумаг, информация из которых вносится в книгу подчиненного. Если оригиналы недоступны, их заменят заверенные нотариусом копии.

В общем порядке слова свидетелей не считаются основанием для исправления записи (за исключением случая с судебным разбирательством и массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации). Об этом говорится в пункте 29 Правил.

Образец исправления:

Исправление производится ответственным лицом по последнему месту работы. Изменить данные нужно на титульном листе. Согласно пункту 2.3 Инструкции, неверную формулировку стоит зачеркнуть прямой линией.

Верная информация вносится в соответствующую строку, а сведения о подтверждающем документе прописываются на внутренней стороне обложки.

Обязательна подпись ответственного специалиста или работодателя, а также печать организации.

В п. 2.4 указан порядок внесения изменений в графы с информацией об образовании, профессии и специальности. Сведения должны быть исправлены в соответствующих строках или дополнены уточняющей информацией. Также делается запись о документе, на основании которого происходит исправление.

Ошибки в сведениях о работе

В п. 30 Правил и 1.2 Инструкции разъяснено, что исправление неточных данных о трудоустройстве путем зачеркивания ошибочной записи не допускается. Неточность устраняется признанием записи недействительной и созданием верной. Запись о недействительности вносится следующим образом:

• в графе 1 указывается следующий по порядку номер;
• пишется дата внесения исправлений;
• прописывается фраза «Запись под номером… считается недействительной»;
• вносится правильная формулировка;
• в следующей графе заполняются реквизиты документа, из которого вносились первоначальные сведения

Если недействительна отметка об увольнении, вносят «Запись за номером … недействительная, уволен (указывается причина)» или «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе». Изменения в датах и номерах также вносятся с помощью признания записи недействительной.

Неточности, возникшие в самом приказе, на основании которого вносится запись, исправляются после составления нового приказа с указанием верных реквизитов. Примеры исправления аналогичных ошибок можно найти ниже.

Ошибки в сведениях о награждении

Проблемы с указанием информации о награждении встречаются редко, поскольку само награждение происходит нечасто. Допущенная ошибка исправляется признанием записи недействительной и внесением корректных исправлений.

Специалист по неосторожности может внести сведения о работе в запись в сведениях о награждениях. Это случается, если место, отведенное информации о работе, закончилось. В этом случае следует оформить вкладыш в трудовую книжку, а ошибочную запись признать недействительной в общем порядке.

Отдельные вопросы заполнения трудовой книжки

При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.

Формуляр, который остался у прошлого работодателя, не будет препятствием для приема на работу сотрудника. По заявлению работника оформляется новый документ, но сведения о прошлых местах работы не добавляются.

Если запись не содержит неточность, а отсутствует полностью, её вносят в соответствии с Инструкцией. При этом в графе 2 записывают фактическую дату. Любая дата прописывает арабскими цифрами. Число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным.

Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной

В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:

• преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
• врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
• охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены

Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.

Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы.

Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного.

Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.

Оформление дубликата

Если книга работника утрачена, он обязан заявить об этом как можно раньше. Работодатель при этом должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента заявления.

В дубликат вносятся:

• сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
• данные об общем стаже работы до зачисления в штат

Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.

Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.

Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.

Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.

При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.

Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе.

Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).

В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.

Другая информация, вносимая в бланк

Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:

• прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
• получении нового разряда (категории);
• занятости по совместительству;
• неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
• периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
• восстановлении непрерывного стажа

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

• для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Избежать ошибок в оформлении бумаги можно, проявив внимательность к выполняемым обязанностям. Знание правил и основных законодательных актов убережет от штрафов и санкций со стороны государства.

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке: важные правила и действия

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
2. Увольнении.
3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке.

Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык.

Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

К примеру:

7

08.10.2014

Открытое акционерное общество «Территория»Принят в следственный отдел на должность помощника.

Что делать, если запись в вашей трудовой книжке сделана неправильно?

Трудовая книжка – это важный личный документ каждого гражданина, который подтверждает его стаж и гарантирует пенсионное обеспечение.

Если запись в трудовой сделана неправильно, то работник может испытывать трудности при следующем трудоустройстве или начислении пенсии.

Многие работодатели при занесении информации в книжки своих сотрудников допускают ошибки, которые нужно исправлять, соблюдая определенный порядок и закон.

• Трудовой кодекс РФ, статья 66}
• Правительственное постановление РФ №225, устанавливающее правила хранения и занесения информации в трудовые книжки}
• Постановление Минтруда РФ №69, утверждающее инструкции корректного ведения.

Как сделать исправление неверной записи в трудовой?

Дополнение или замена изначально правильных записей называются изменениями, а исправления – заменой неверных, ошибочных записей. Итак, как же исправить неверную запись в трудовой книжке?

Правила устанавливают следующее: исправление неверной, ошибочной информации в книжках выполняется по месту работы сотрудника, где такие сведения были внесены, или работодателем на новой работе на основе предоставленного документа.

Этим документом может быть приказ о восстановлении, приеме, увольнении с занимаемой должности, переводе, различные выписки. При ходатайстве работника работодатель обязан оказывать ему всестороннюю помощь.

Если предприятие или организация, произведшие неточную или ошибочную запись, реорганизованы, то коррекция осуществляется их правопреемником. Если предыдущее место работы ликвидировано, коррекция вносится уже другим работодателем по п. 28 Правил. Официальным документом – подтверждением ликвидации организации – является выписка из единого госреестра лиц юридического типа.

Скорректированные данные полностью должны отвечать документу, устанавливающему регламент на их исправление.

Если подобный документ утерян или не соответствует содержанию внесенных изменений, то коррекция осуществляется на основании иных документов, фиксирующих выполнение работ, не отмеченных в трудовых сотрудников.

Сюда можно отнести свидетельства учета времени труда, личные карточки, платежно-расчетные ведомости и прочие документы.

Записи исправлений нельзя производить на основе свидетельских показаний. Это не распространяется на данные, по которым имеются решения суда и данным, утерянным в массовом порядке или в экстремальных условиях.

Особенности осуществления изменений в титульном листе

Обычно в титульные листы заносятся изменения (по п. 2.3 Инструкции), а не исправления. Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись на титульном листке? При первом оформлении титульного листа неточности и коррективы недопустимы.

Если была занесена ошибка или неточность, то такой бланк требуется уничтожить, создав специальный акт, и использовать новый бланк. Можно прилагать к акту о ликвидации неправильных бланков и номер-подлинник, который предварительно вырезается из устраняемого бланка перед его устранением.

Это служит официальным доказательством существования бланка с требуемым номером. Деньги за испорченный бланк с сотрудников не взимаются.

При внесении любых корректив важно помнить, что старые данные должны зачеркиваться одной линией, а новые данные – вноситься выше старых. Старые данные должны оставаться разборчивыми. На внутренней стороне трудовой необходимо оставлять ссылку на документ, регламентирующий внесение тех или иных изменений, а также подпись и печать ответственной организации или сотрудника кадрового отдела.

Запрещается осуществлять какие-либо коррективы в книжке на основании слов ее владельца. В качестве оснований могут выступать только различные документы личного характера:

• паспорт}
• свидетельство о расторжении брачных отношений}
• свидетельство о браке}
• идентификационный код и другие документы.

Информация в книжке сотрудников о профессии, образовании является неизменной, она может только дополняться. Если такая информация в трудовой отсутствует, требуется просто заполнить нужные строки.

Неточность при ведении трудовой книжки возможна и при внесении корректив титульного листа. Тогда изменения вносятся в обычном режиме, потому как зафиксированная информация не дополняет сведения о работе, увольнении или награждении.

Ошибки внесения корректив титульного листа исправляются текущим работодателем на основании документа, регулирующего внесение таких поправок (п. 27 Правил). Некорректную запись требуется зачеркнуть одной аккуратной чертой и вписать правильную информацию.

На обложке, с внутренней стороны, необходимо делать соответствующую запись с подробным примечанием коррективы. Эту запись необходимо обязательно заверить подписью и штампом организации.

Пункт 30 Правил запрещает делать замазывания, зачеркивания, подделывание ошибочных или некорректных записей в любых разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о должности или награждениях. Ошибочную или неточную запись просто признают недействительной и вписывают корректную информацию. Для этого соответствующие графы должны содержать следующее:

• графа 1 – номер по порядку, идущий за последней записью}
• графа 2 – дата осуществления записи}
• графа 3 – указание о недействительности записи с номером и корректная запись}
• графа 4 – номер приказа, на основе которого была осуществлена ошибочная запись. Если приказ был выдан с ошибкой и потом отменен, то вписывается номер и дата отменяющего его приказа.

Такой же порядок внесения корректив должен соблюдаться при исправлении всех ошибочных и некорректных записей – о поступлении на работу, награждении, увольнении.

Сюда также относится информация об увольнениях, признанных недействительными Рострудинспекцией, судом или непосредственно работодателем.

Необходимо наличие соответствующей ссылки на распоряжение или другой приказ работодателя о смене формулировок причин увольнения или восстановлении на работе.

В случае, когда требуется восстановить, следуя установленному порядку и нормам, непрерывный стаж труда на последней должности – в третьей графе с информацией о работе требуется наличие специальной записи.

Одновременно, в четвертой графе необходимо указать ссылку на название документа, исходя из которого, была занесена информация, а также его номер, дата. Это требование регламентируется п. 3.4 Инструкции и п.

23 Правил.

Работник, согласно п. 33 действующих Правил, претендует на получение дубликата своей трудовой, где требуемая информация будет внесена правильно.

Как изменить название организации-работодателя

Часто наблюдаются случаи отсутствия в книжке сотрудника информации о переименовании предприятия, компании или фирмы работодателя. Как следствие, потом возникают разночтения информации о трудоустройстве и увольнении. Это создает немалые сложности в формировании пенсии, требуя наличия вспомогательного документального оформления в виде справок с рабочих мест или архивов.

В случае перемены организационно-правовой структуры организации-работодателя также требуется специальная запись с такой информацией в книжке сотрудника.

Реорганизация или переименование считаются выполненными не со времени подтверждения решения участниками (учредителями), а со времени фиксирования соответствующих изменений в Едином госреестре юридических лиц. Это регламентируется законом 08.08.2001 г. и органами РФ, курирующими правила и порядок занесения в госреестр.

Таким образом, третья и четвертая графы должны фиксировать дату не такового решения учредителей организации, а дату появления сведений в ЕГРЮЛ, которая указывается в специальном свидетельстве. На базе этого свидетельства издается распоряжение или приказ работодателя, свидетельствующий о занесении трудовую книжку сотрудника информации о реорганизации или переименовании.

Четвертая графа должна обязательно фиксировать дату с номером указа.

Регламент внесения поправок

Как исправить неправильную запись в трудовой, когда любая некорректная запись выявлена сразу или спустя незначительное время? Как правило, ее исправление не представляется сложным. Сотрудник отдела кадров просто вносит необходимую поправку. Если же неправильная запись была выявлена спустя несколько лет, то порядок исправления несколько отличается.

Если работник после занесения неверной записи уже имеет другое место работы, то коррективы вносятся в обычном режиме. Ниже последних сведений указывается следующий по порядку номер.

Следующим пунктом необходимо внести запись, признающую недействительность предыдущей и сделать корректную запись. Нужно вписать не дату, указанную в неправильной записи, а дату исправления.

В четвертой графе необходимо указать ссылку на соответствующий указ с наименованием работодателя.

В ситуации, когда некорректная запись или информация в книжке выявлена сразу после оформления увольнения, требуется обратить внимание на такой нюанс. В подобном случае увольнение уже оформлено полностью, и блок соответствующих сведений закреплен подписями и печатью.

Если же внести нужную информацию без наименования работодателя, то возникнет спорный вопрос – станет неясным автор занесенной информации. Поэтому в подобной ситуации необходимо создать новый блок сведений с наименованием работодателя и последующим номером по порядку хронологии и датой.

Следующим шагом вносятся требуемые коррективы, и информационный блок подтверждается печатью и подписями. Необходима печать и подпись отдела кадров и подпись сотрудника о подтверждении сведений.

Важно помнить, что без печати и подписи соответствующего лица, блок информации считается недействительным. Такие требования к оформлению также сохраняются и в ситуации, когда сотрудник приходит к бывшему работодателю спустя неопределенное время для исправления записи за период своей работы у него, и если он имеет уже внесенную информацию об увольнении у другого работодателя.

Некорректная запись при оформлении документов для кадров может стать причиной штрафа, выплаты компенсации и восстановления работника, уволенного на незаконных основаниях.

Работник всегда вправе требовать от работодателя внесение поправки в трудовую при помощи суда.

Заполнение блоков трудовых книжек и занесение в них любых поправок должно производиться с соблюдением всех норм действующего законодательства.

Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Ошибки совершают не только дилетанты, но и профессионалы в своей области.

Из-за невнимательности, спешки или по другим причинам даже опытные сотрудники кадровых служб организаций и предприятий, оформляя трудовые книжки, могут неверно написать одно слово, запороть целую запись или промахнуться в нумерации.

От этого не застрахован никто. Бывает, что документы поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями.

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще, ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а трудовыми книжками работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Каждому работающему человеку рекомендуется внимательно следить за заполнением своей книжки и при обнаружении неверной записи сразу же проинформировать об этом своего начальника либо кадровика.

Общие правила

• Можно ли делать исправления в трудовой книжке?
• Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.
• Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.
• Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

1. Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.
2. Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.
3. Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.
4. В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Запись, которая стала недействительной, зачёркивается ручкой – одной сплошной линией. Если ошибка допущена в одной или нескольких цифрах даты рождения, всё равно зачёркивается вся дата.

Рядом прописываются верные сведения. А уточнения из документов вписываются на обложку трудовой книжки изнутри. Там же ставится подпись уполномоченного и штамп организации.

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку