Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Время чтения: 5 минут(ы)

  • Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.
  • В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.
  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Судебного заседания

  1. С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa
  2. Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?
  3. Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

  • Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB
  • Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции.

Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях.

Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше.

Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше.

При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе.

В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде.

Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы.

Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.
Читайте также:  Заявление об установлении факта нахождения на иждивении: правильное оформление

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией.

Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет.

Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2020 год

Секретарь руководителя является важным помощником и обязан обладать большим багажом знаний и умений для того, чтобы не только умело принять или отправить важные документы, но и правильно и эффективно организовать время самого начальника.

В настоящее время такой специалист должен обладать несколькими иностранными языками и правилами делового этикета совместно с азами психологии общения. При этом все эти обширные знания не являются априори, а должны быть четко конкретизированы.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Во многом это связанно с тем, что каждый директор выбирает себе помощника согласно критериям выдвигаемым его организацией. Из-за всего этого очень важно, чтобы все запросы, выдвигаемые к специалисту, были конкретизированы и отображены в должностной инструкции.

В обычной должностной инструкции перечисляются выдвигаемые требования к претенденту на должность. Также в ней могут быть выдвинуты условия к профессиональной квалификации и опыту работы или наличию требуемых знаний, навыков. В данном документе могут быть отражены и условия назначения с перечнем должностей, которым подчиняется данный специалист.

В должностной инструкции описывается и ответственность за умышленно совершенные действия или же за несоблюдение трудовых обязанностей.

В отдельном пункте размечаются условия работы секретаря. В них могут входить важные упоминания о возможных рабочих командировках, ненормированном рабочем графике и труду в выходные дни.

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается под нужды определенной компании, добавлять пункты в нее следует только с одобрения непосредственно самого руководителя.

Общие положения

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Секретарь руководителя будет подчинятся непосредственно самому генеральному директору, утвердить его в должности может только он.

Кроме указанного выше перечня требований, к данному специалисту выдвигается следующий ряд обязанностей:

  1. Владеть на высоком уровне техническими средствами и компьютерами, которые необходимы для осуществления своих обязанностей.
  2. Знать и использовать во время выполнения своих функций НПА, устав и инструкцию по делопроизводству
  3. Знать все действующие нормы законодательства РФ, а также положения трудового кодекса и правила пожарной безопасности.

Несмотря на то, что в основном роль помощника требует исполнительности и оперативности, но исполнение этих обязанностей невозможно без наличия большого багажа знаний и накопленного опыта.

Секретарь руководителя имеет ряд обязанностей:

  1. Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?Вести организационно-техническое обеспечение административной деятельности руководителя предприятия.
  2. Обслуживать приходящую на имя директора почту и в последующем передавать ее в относящиеся к ним структурным отделам.
  3. Производить делопроизводство и выполнять ряд задач с помощью компьютера. Также ее необходимо обрабатывать и представлять информацию, которая может повлиять на принятие важных решений.
  4. Принимать документацию и личные заявления на имя руководителя компании.
  5. Заранее подготавливать документы и материал, который требуется для работы руководителя.
  6. Проверять на четкость и правильность оформления всю документацию, которая поступает от структурных отделов на имя директора.
  7. Проводить организацию телефонных конференций директора. Записывать информацию со звонков и передавать ее в последующем непосредственно руководителю.
  8. По поручению руководителя составляет официальные письма, запросы и ряд других документов и в свою очередь пишет ответы авторам писем.
  9. Организовывать проведение совещаний, которые будут проводится директором. Также необходимо вести протоколы заседаний.
  10. Контролировать исполнения сотрудниками организации изданных указов и поручений руководителя.
  11. Проводить обеспечение руководительского места необходимыми канцелярскими товарами, техникой. В целом требуется создать подходящие для оптимального труда условия.
  12. Проводит организацию приема посетителей и содействует рассмотрению просьб и предложения сотрудников.
  13. Соблюдать правила принятого трудового распорядка и других локальных документов.
  14. Соблюдать чистоту и порядок на собственном рабочем месте.

В целом можно условно подразделить обязанности секретаря на три категории, а именно, на:

  • организаторские;
  • анализирующие;
  • контролирующие.

Также в обязанности помощника входит и непосредственное выполнение отдельных служебных заданий, которые исходят от директора. В том числе это может быть отправление специалиста в командировку.

Права

Данный специалист имеет право:

  1. Предлагать директору компании проекты по оптимизации работы, связанной с непосредственными обязанностями секретаря.
  2. Подавать запросы во все отделы организации за необходимой информацией, которая требуется для исполнения непосредственных обязанностей.
  3. Ознакомится с документацией, регламентирующей его права и обязанности.
  4. Возможность составлять требования к руководству организации в целях содействия организационно-технических условий, которые необходимы для выполнения непосредственных обязанностей.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Ответственность

Секретарь будет нести ответственность в следующих случаях:

  1. За некачественное исполнение свои непосредственных должностных обязанностей, которые перечислены в принятой предприятием должностной инструкции в рамках действующего трудового законодательства РФ.
  2. За умышленные правонарушения, совершенные во время своей деятельности в рамках действующего административного, трудового и уголовного законодательства.
  3. За непредумышленное или намеренное причинение материального ущерба компании.

Условия работы

Как правило, должностная инструкция секретаря руководителя должна содержать положения о графике и всех условиях работы. Кроме того, здесь могут отображаться особые требования к форме одежды во время обычной работы, заседаний и командировок.

Также график работы может содержать данные о ненормированности рабочего дня и денежной компенсации за это.

Инструкция секретаря является документом, который предоставляет понимание об обязанностях и правах, а также дает возможность начальнику требовать четкого исполнения трудовых функций.

Право подписи

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

После тщательного заполнения должностной инструкции ее необходимо согласовать с работником, который напрямую ответственен за соблюдение прав и норм, указанных в должностной инструкции специалиста (в качестве наблюдателя может выступать руководитель секретариата или же начальник кадровой службы). Также здесь необходимо отобразить название его должности, организации, ФИО, после чего заверить все это подписью с расшифровкой.

После заполнения этой формы следует указать служебные данные о сотруднике наряду с его личной информацией. При этом печать ставить вовсе не обязательно, так как этот документ является частью внутреннего документооборота.

Требования к квалификации

К соискателю предъявляется требования об образовании, он обязан иметь высшее профессиональное образование (без стажа работы) или же полное среднее профессиональное образование со стажем работы более двух лет.

В целом профессия секретаря руководителя довольно требовательная к соискателю, так как помимо основных предъявленных требований ему необходимо соответствовать и ряду других параметров.

В них входят: расторопность, оперативность, отличная память, умение организовать правильно как свое личное время, так и время директора, коммуникабельность и другие.

Без них качественное исполнение обязанностей будет попросту невозможно, такой сотрудник не сможет долго «удержатся» на рабочем месте.

Также он должен быть педантичным и исполнительным, так как потребуется довольно часто записывать протоколы встреч и заседаний, на которых присутствует сам директор.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец ДИ секретаря руководителя

Рекомендуем другие статьи по теме

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря.

В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. Содержание включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника.

В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.

Первый раздел инструкции: старт работы

Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.

Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.

Должностная инструкция офис включает следующие положения.

  1. Должность относится к группе технических исполнителей.
  2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
  3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
  4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
  5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

Что входит в должностные обязанности секретаря

На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.

  1. Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
  2. Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
  3. Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
  4. Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
  5. Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
  6. Организация телефонных переговоров руководства.
  7. В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
  8. Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
  9. Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
  10. Контроль соблюдения распоряжений руководства.
  11. Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
  12. Прием посетителей.
  13. Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
  14. Копирование документов на ксероксе.
  15. Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
  16. Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
  17. Поддержание порядка на своем рабочем месте.
Читайте также:  Закон о распитии спиртных напитков – от и до

Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.

Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.

Продолжение инструкции: перечень прав секретаря

Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.

  1. Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
  2. Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
  3. Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
  4. Принятие решений в своей зоне ответственности.

Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.

Заключительный раздел ответственность

В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.

  1. Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
  2. Нарушение должностной инструкции.
  3. Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
  4. Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.

В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.

Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности.

В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей.

Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

Начинающие специалисты, как правило не имеют представления о том, чем отличаются две такие должности, как секретарь и секретарь руководителя. Однако, круг обязанностей второго намного превышает должностные обязанности первого. В статье рассмотрим, что включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности.

Кто такой секретарь руководителя

Образование секретаря руководителя должно быть таким же, как и образование обычного секретаря. Но несмотря на это, размер заработной платы сотрудников, занимающих указанные должности, может значительно отличаться. Причем объясняется это не только наличием необходимого опыта работы, но и должностными обязанностями.

Подчиняется секретарь руководителя только одному начальнику – своему руководителю. Практически вся его работа направлена на решение, регулирование, а также администрирование рабочего времени своего начальства.

Должностные обязанности рассматриваемой должности будут включать в себя такие понятия, как информационная поддержка начальника и административная поддержка начальника. Таким образом, секретарь обязан быть в курсе практически всех событий, связанных с руководителем компании, а также обязан осуществлять их организацию и планирование исходя из рабочего распорядка начальства.

 Кроме того, к должностным обязанностям также можно отнести общение с партнерами компании, назначение с ним встреч руководителя, планирование совещаний и переговоров.

Это все означает, что претендент на данную должность обязан иметь высокий уровень знаний делового этикета, а также знание иностранного языка.

Последнее связано с тем, что контрагентами и партнерами компании-работодателя могут являться абсолютно разные фирмы и предприниматели, включая и иностранные.

 Одним из плюсов в данном случае также будет является наличие знаний в области национального делового этикета ( статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера бюджетного учреждения + 3 образца 2020 года).

Требования к внешнему виду секретаря руководителя

К внешности секретаря руководителя также выделяются ряд требований. Внешний вид такого работника должен быть презентабельным. Конечно, это не значит, что на работу следует одеваться помпезно. Это скорее будет свидетельствовать об отсутствии вкуса.

Идеальным вариантом внешнего вида секретаря руководителя является классический костюм, туфли на каблуке средней высоты и неброские украшения. Что касается прически и макияжа, то волосы должны быть аккуратно и гладко причесанными, а на лице должен быть неброский макияж.

Если на лице будет избыток косметики, то это наверняка отрицательно скажется на положительном восприятии соискателя ( статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2020: образец заполнения).

Отличие секретаря от личного помощника

Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной.

Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника.

На самом деле разницы действительно практически нет. Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:

  • умение составить план рабочего дня руководителя;
  • расставление приоритетов при планировании;
  • назначение деловых встреч, переговоров;
  • организация командировок;
  • иные обязанности.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время.

Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе.

Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.

Важно! Если соискатель на должность секретаря руководителя не готов заниматься личными делами своего руководителя, то прежде, чем подписывать трудовой договор, следует проверить наличие в нем должностной инструкции и отсутствие поручений личного характера.

Основные функции секретаря руководителя

К основным функциям сотрудника, занимающего указанную должность, относится следующее:

  • составление писем, запросов и иных документов;
  • подготовка ответов на письма;
  • осуществлять подготовку заседаний, совещаний, проводимых начальником (для этого может потребоваться подготовить необходимые материалы, оповестить всех участников о месте и времени проведения совещания, осуществить регистрацию всех участников);
  • оформлять по итогам заседаний или совещаний соответствующий протокол;
  • контролировать исполнение сотрудниками компании приказов и указаний руководителя, включая соблюдение указанных сроков и поручений;
  • вести контрольно-регистрационную картотеку.

Соискатель на должность секретаря руководителя должен обладать следующим уровнем знаний:

  • постановления, распоряжения руководителя, иные материалы и нормативные документы, которые касаются деятельности компании и осуществления делопроизводства;
  • состав руководства компании, структуру компании и ее подразделения;
  • организация делопроизводства;
  • порядок оформления и обработки документов компании;
  • архивное дело;
  • основы и навыки пользования приемно-переговорной техникой;
  • машинопись;
  • стандарты системы создания документации по унифицированным формам;
  • правила составления и печати делового письма, используя типовые формы;
  • технику делового общения;
  • организацию труда, управления;
  • умение работать с вычислительной техникой;
  • административное право, законодательство о труде;
  • правила трудового распорядка компании;
  • правила охраны труда.

Какие требования предъявляются к соискателю

К соискателям на должность секретаря руководителя предъявляется набор общих и профессиональных требований, а также требования к личным качествам претендента.

Общие требования к соискателю Профессиональные требования к соискателю Личные качества
Высшее профессиональное образование (даже без опыта работы)

  • Опыт работы в должности секретаря не менее 2 лет (если у соискателя среднее профессиональное образование)
  • Специальные курсы, которые соискатель проходит регулярно
  • Знание иностранного языка
Знания в области законодательной базы в области делопроизводства

  1. Умение работать с электронно-вычислительной техникой
  2. Опыт работы в специализированных программах
  3. Постоянное совершенствование собственных навыков
  4. Организаторские, контролирующие и анализирующие навыки
  5. Навыки делового этикета
Аккуратность

  • Оперативность
  • Отличная память
  • Навыки организации личного времени и времени руководителя
  • Коммуникабельность
  • Точность выполнения работ
  • Ответственность
  • Умение одновременно контролировать и осуществлять довольно внушительный перечень функций
  • Стремление постоянно получать новые знания и умения

Важно! Соискатель, соответствующий этим требованиям может рассчитывать на то, что он получить довольно престижную и высокооплачиваемую должность.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны содержаться: график и условия работы. Помимо этого, в инструкции могут прописываться требования к форме одежды и внешнему виду сотрудника в обычные рабочие дни, а также на момент заседаний и командировок. Помимо этого график работы секретаря может указываться, как ненормированный и предусматривать соответствующую денежную компенсацию.

Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.

Заключение

Таким образом, должность секретаря руководителя является в настоящее время довольно престижной. Такой сотрудник в компании является «правой рукой» или личным помощником руководителя.

Работая в данной должности, сотрудник отвечает за организацию рабочего времени своего начальника и практически поминутно планирует его рабочий день.

Читайте также:  Если что-то указано неправильно, как исправить запись в трудовой книжке?

Устроившись в престижную компанию и имея качества, знания и умения, соответствующие заявленным требованиям, такой секретарь может рассчитывать на довольно внушительный размер заработной платы.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией.

В правах, которые имеет секретарь нами были добавлены пункты, расширяющие возможности секретаря связанные с приемом документов от сотрудников и отделов (4.1. Запрашивать от других работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

В этом разделе должностной инструкции заместителя директора перечислите все права специалиста, например, визировать документы, знакомиться с проектами решений руководителя, запрашивать и получать документы, обращаться с предложениями и т.д.

Перечислите основные и дополнительные требования. Чем подробнее вы распишете этот пункт, тем легче будет расстаться с работником, если он вас не устроит в период прохождения испытательного срока.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

Что еще скачать по теме «Должностная инструкция»:

На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.

В пункте ответственность в связи со спецификой работы ОГУЗ «Областной детский санаторий» добавлен пункт 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования». Полностью разработан параграф о взаимоотношениях между секретарем и сотрудниками ОГУЗ «Областной детский санаторий».

При встрече работодатель выдаст сотруднику бланк должностной инструкции секретаря, в котором будут подробно указаны требования к сотруднику. Перед тем, как подписать документ, стоит внимательно изучить лист должностной инструкции секретаря. В бумаге будут указаны такие обязанности сотрудника, как:

  • выполнять поручения от руководителя организации;
  • принимать входящие телефонные звонки и назначать встречи;
  • составлять документацию согласно внутренним стандартам;
  • по необходимости заказывать номера в гостиницах и авиабилеты для руководителя организации;
  • по поручению руководителя составлять и отправлять письма контрагентам и их представителям;
  • по поручению руководителя следить за работой других сотрудников компании.

В своей работе секретарь руководителя обязан руководствоваться целым рядом нормативных документов, к числу которых относятся:

  1. Федеральные и региональные нормативно-правовые акты;
  2. Устав и правила внутреннего распорядка организации;
  3. Действующая должностная инструкция.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

Стоит знать, что часто работодатели не предоставляют сотрудникам полный социальный пакет, поэтому стоит внимательно изучать информацию, которую содержит документ. Для этого есть возможность скачать образец должностной инструкции секретаря.

На сегодняшний день на рынке труда большой спрос на секретарей. Работодатель выдвигает большие требования к соискателю на эту должность.

В интересах каждого наёмщика нанять высококвалифицированного специалиста, который будет качественно и быстро выполнять свою работу.

Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

Посадова інструкція секретаря керівника (рос.)

Секретарь руководителя – человек, без которого невозможно обойтись ни в одном учреждении. Именно он хранит в порядке всю документацию и является главным помощником главы организации. Вместе с тем существует перечень должностных обязанностей, которых обязан придерживаться представитель данной профессии.

Выпуск 1. Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», который утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 г. N 336.

Секретарь — это сотрудник, который помогает руководителю организации. В основном, секретарь занимается бумажной работой и отвечает на входящие звонки. Из-за того, что сотрудник принимает звонки и организовывает встречи, важно иметь навыки коммуникации, ведь по сути своей, работник на данной должности — лицо компании. Исходя из статистики, в основном секретарями работают женщины.

  • Квалификационные требования — полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве.
  • Для представления о содержимом бумаги стоит заранее изучить пример должностной инструкции секретаря, чтобы в момент подписания быть осведомленным обо всех нюансах этой работы.
  • Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

Перед заполнением раздела изучите нормативную документацию, в том числе Квалификационные справочники, базовые требования к должности, ТК и т.д. Проанализируйте бизнес-процессы, проведите анкетирование сотрудников, чтобы понять, какие пункты включить в акт. Постарайтесь как можно точнее описать трудовые функции зам. директора, участки и объемы работы.

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

Представители данной профессии несут определенную ответственность и могут быть наказаны руководителем в ряде случаев. В первую очередь за проявление халатности на рабочем месте и неисполнение служебных обязанностей. Также наказуемо игнорирование норм, содержащихся в документации, которой обязан подчиняться секретарь.

В разделе «Общие положения» напишите название должности по штатному расписанию (п. 1.1 на образце ниже).

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

  • осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
  • собственные решения и поступки;
  • несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
  • несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
  • некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
  • причинение материальных убытков организации;
  • несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
  • пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.
  1. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, которые взяты на контроль.
  2. Адміністрація може не розділяти точку зору авторів інформаційних матеріалів та не несе відповідальності за розміщену користувачами інформацію.
  3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Что входит в должностные обязанности секретаря руководителя

В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.

Должностная инструкция — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Выполняет функции, которые включают организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

Представитель данной специальности должен следить за фактическим исполнением тех или иных приказов вышестоящих лиц, а также за соблюдением сроков их выполнения, если подобные задачи поручаются ему директором. Кроме того, работник обязан контролировать наличие всех необходимых принадлежностей на столе у начальника.

  • По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
  • При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.
  • Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.

Приложение N 3. Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации

Кроме того, при наличии соответствующей санкции от руководства ему впору обратиться для получения любой документации, нужной для выполнения своих непосредственных обязанностей. Секретарь имеет право требовать от руководителя создания условий, которые позволят ему сделать свой труд максимально продуктивным, а также обеспечивать сохранность всей документации компании.

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение их регистрации), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *