Последнее обновление: 13.02.2020

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

• очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
• дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
• даты начала, продолжительность;
• сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

• помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
• позволяет найти замену на время отсутствия работников;
• для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
• для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

• зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
• если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

• беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
• несовершеннолетним работникам;
• подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
• прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

• планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
• второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

• стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
• использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

• два года подряд;
• работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
• несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

• назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
• своевременно выплатить отпускные;
• если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

• предупреждения;
• взыскания штрафа;
• дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем
1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение —
10-20 тыс. рублей

Предприятие, выступающее юридическим лицом	30-50 тыс. рублей	50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней

ст. 334 ТК РФ	воспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений	42-56
ст. 267 ТК РФ	до 18 лет	31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)	инвалиды	30

Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7

Каждый работающий человек обладает правом на получение ежегодного отпуска с денежной компенсацией. Для обеспечения возможности выхода в отпуск при одновременном сохранении необходимого уровня производительности предприятия практикуется создание специального графика отпусков.

С какой целью применяется график отпусков?

По своей сути график отпусков представляет собой документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации. Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.

Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации.

Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск.

Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.

Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре. Это связано с тем, что его важно сдать руководству за две недели до начала Нового года. Такие требования выдвигаются действующим Трудовым кодексом РФ.

При трудоустройстве в течение года новых работников они не должны быть внесены в этот график. Выход в отпуск таких работников осуществляется при согласовании с руководителем организации.

Существующие правила составления формы Т-7

После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками, чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения, ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.

После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.

Определенные нюансы составления документа

Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно важно учитывать требования действующего законодательства:

• вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет. По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.

Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.

До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.

Это связано с тем, что действующий ТК РФ не предусматривает возможность отправки в отпуск человека пропорционально времени его пребывания на должности.

• получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года, к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
• очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.

Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график

В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник. В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ не накладывает обязательства на работодателя, вносить какие-либо корректировки в уже сформированный график.

Иначе говоря, новые сотрудники могут отправиться в отпуск лишь после написания соответствующего заявления на имя руководителя предприятия и при наличии его согласия.

Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ, где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников.

Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры.

Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.

Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7:

• в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
• в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
• в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
• в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.

Кто может проверить данный бланк?

Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией. Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.

При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.

В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.

Рекомендуем другие статьи по теме

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2020 году

• Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен
• Кто, как и когда оформляет график
• «Детские» нюансы графика
• «Льготные» регуляторы отпускного расписания
• График отпусков и новички
• Влияние переноса дней отдыха на график отпусков
• Итоги
• Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени.

Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу.

И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

1. График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.
2. До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

3. 
4. Скачать форму Т-7
5. 10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

• графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
• графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
• графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
• графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
• графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
• графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
• графа 10 — примечание.

Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2020 год следует утвердить график не позднее 17.12.2019.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется. 

Что нужно знать про график отпусков

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

• сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
• сотрудников в возрасте до 18 лет;
• участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.

Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.

260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

• Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.
• Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?
• По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.

График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.

Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.

Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

Нюансы составления ежегодного графика отпусков в организации. Обязателен ли он, каковы штрафы за отсутствие?

Однако право это следует реализовывать не в ущерб производственному процессу, а для этого необходимо упорядочить отдых каждого работника, составив определенный его график.

В статье разберем, обязательно ли он нужен и для чего, как и когда составлять и другие вопросы.

Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам!

Задать вопрос

Показать содержание

Что это такое и обязателен ли он?

График отпусков – документ, определяющий порядок предоставления работникам ежегодного отдыха.

Данный документ является обязательным как для руководства, так и для сотрудников организации. Такая обязанность закреплена в ч.2 ст. 123 ТК РФ.

Ответственность и штрафы за отсутствие или несвоевременное составление

Отсутствие или несвоевременное составление графика отпусков является прямым нарушением норм трудового законодательства, за что наниматель может быть привлечен к административной ответственности.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства юрлицо может быть оштрафовано на сумму в размере от 30 до 50 тысяч рублей, если нормы нарушены ещё раз – сумма денежного взыскания увеличивается — от 50 до 70 тысяч рублей.

ИП или должностное лицо также понесут наказание в виде штрафа от одной до пяти тысяч рублей, если нарушение повторится – от 10 до 20 тысяч рублей, либо дисквалификация на срок от одного до трёх лет (для должностных лиц).

Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам!

Задать вопрос

Правила и сроки составления

Как оформить? График отпусков составляется на следующий календарный рабочий год. Это означает, что задуматься об отдыхе персонала нужно уже в текущем периоде.

За сколько дней нужно составить? Крайний срок утверждения данного документа – не позже, чем за две недели до 1 января следующего года.

Во избежание разногласий с членами трудового коллектива по поводу периодов отпуска, целесообразно опросить о пожеланиях точного времени отдыха каждого из сотрудников с последующим представлением данных в кадровую службу.

По законодательству продолжительность основного отпуска составляет 28 дней (календарных). Однако в отношении определенных категорий работников период отдыха увеличен. Это такие категории работников, как несовершеннолетние, инвалиды, педагоги и государственные служащие.

Кроме этого, некоторые трудящиеся с учетом специфики трудовой деятельности и иных обстоятельств имеют право на дополнительное количество дней отдыха. К ним относят работников с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы, с ненормированным рабочим днем, а также тех, что трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Включению в график подлежат оплачиваемые ежегодные отпуска – основной и дополнительный. Но если работник в текущем году свой отпуск не отгулял или вовсе не уходил на отдых, то эти дни не сгорают, а накапливаются, поэтому в график следует включить и их.

Планировать свои перерывы на отдых можно целиком, а можно и по частям. Однако разделяя отдых, не стоит забывать о требованиях 125 статьи ТК РФ: одна из его частей должна составлять не менее, чем две недели.

Также стоит помнить, что подобное разделение отпускного времени возможно лишь по согласованию с руководством, а если это инициатива нанимателя, должно быть учтено мнение и самого работника. Если кто-то один из них против, дробить отпуск недопустимо.

График подписывается его составителем. Это может быть руководитель кадровой службы (если таковая имеется) либо инспектор по кадрам.

Далее документ утверждается руководителем предприятия с учетом мнения органов профсоюза.

Если в трудовом коллективе есть члены профсоюза, то график очередности отдыха нужно согласовать и с профкомом в соответствии с условиями, указанными в ст. 372 ТК РФ.

После утверждения графика отпусков, он вывешивается в общедоступном месте, как правило, это информационный стенд, где каждый из желающих может ознакомиться с периодом своего отдыха. Нужно ли собирать подписи об ознакомлении с каждого работника – вопрос открытый, ведь в законе такой обязанности нет.

Скачать образец графика отпусков

Подробнее о составлении графика отпусков мы писали в нашей статье.

Порядок изменения

На случай необходимости внесения изменений в график отпусков, в данном локальном акте предусмотрена графа: «Перенесение отпуска». Здесь и отражаются реквизиты приказа о переносе и новые даты времени отдыха.

Учет документа и его хранение

Данный документ хранят в течение года после окончания текущего календарного периода. Его утрата до окончания срока хранения чревата ответственностью административного характера, так как отсутствие данного документа будет расценено контролирующими органами как нарушение трудового законодательства.

Когда и для чего может понадобиться выписка из документа?

Выписка из такого документа может понадобиться в следующих случаях:

1. Поскольку супругам военнослужащих предоставляется право совмещать свой отдых с последними, то информация из графика отпусков может потребоваться для предоставления по месту работы супругов – для подтверждения дат отпуска.
2. В случае судебных разбирательств информация об отпуске может быть нужна для доказательства отсутствия на рабочем месте.
3. При допущении ошибок кадровой службой либо бухгалтерией в документах об отпуске, информация из графика отпусков нужна для перерасчёта отпускных.
4. Взять выписку из графика отпусков может другой работодатель для предоставления отдыха на дополнительном месте работы при совместительстве. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы.

График отпусков – обязательный документ на предприятии. Именно он регулирует очередность отдыха работников (о том, как устанавливается и распределяется очередность отдыха, говорится в отдельной статье).

Отсутствие такого документа или его несвоевременное составление чревато неблагоприятными последствиями для работодателя.

Своевременное утверждение данного локального акта не только способствует упорядочению периодичности отпусков работников, но и обеспечивает сохранность производственного процесса.

График отпусков это важная часть работы трудового коллектива — Сайт о строительстве

Из анализа Трудового кодекса РФ следует, что в тех случаях, когда кодекс требует учитывать мнение представительного органа, интересы работников могут представлять как СТК, так и профсоюзы.

В тех же случаях, когда Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя учитывать мнение профсоюза, мнение СТК не учитывается.

Таким образом, если в организации отсутствует профсоюзный орган, но имеется СТК, часть вопросов, которые могли бы быть решены с участием профсоюзов, будут приниматься работодателем единолично. Тем самым уменьшается степень защищенности работников.

Обратите внимание

Профсоюзные организации обладают ресурсами, которых нет у иных представителей работников. Нужно понять и помнить, что работодатель, благодаря созданию у себя такого органа, как СТК, может под видом коллективного договора навязать рабочим юридическую фикцию, не гарантирующую ничего, кроме того, что и так гарантировано Трудовым кодексом РФ.

При этом функции СТК — непонятны, а полномочия — незначительны, кроме того трудовым законодательством не конкретизировано чем должны руководствоваться в своей деятельности СТК.

Совет трудового коллектива или все-таки профсоюз?

Важно составить график отпусков, и профсоюз должен его утвердить. Нужно ли учитывать мнение профсоюза при составлении графика отпусков? Несмотря на то, что сейчас согласование графика отпусков с профсоюзом не так важно, как раньше, наличие оного на предприятии обязывает руководство считаться с их мнением.

• Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Согласовывать необходимо еще на стадии планирования графика отпусков, и профсоюз в 2017 году должен быть поставлен об этом в известность.
• Сначала необходимо утвердить его у начальника кадрового отдела, между сотрудниками, затем у лидера профсоюза и уж только после этого нести на утверждение руководителю.
• Важно

После проведения всех этих процедур документ становится полностью законным и не может претерпевать каких-либо изменений. ТК РФ четко регулирует деятельность профсоюзов и их взаимодействие с руководством организации.

Внимание

Именно поэтому, согласно законодательству, работодатель отправляет любой нормативный документ с обоснованием по нему в выборный орган профсоюзной организации. Данная структура представляет интересы всех или большинства работников организации.

И если работники не изъявили желание создать на предприятии, в компании выборный орган, которые будет защищать их трудовые интересы, работодатель не обязан делать это за них. График отпусков на предприятии относится к локальным актам.

Если профсоюз отсутствует, то этот нормативный акт локального характера проходит внутреннее согласование с иными службами у работодателя. Это может быть генеральный директор компании, председатель правления юридического лица, президент компании и т.д.

ВАЖНО: Положения нормативных актов локального характера, которые ухудшают положение сотрудников компании (организации) по сравнению с нормами ТК РФ, договором коллективной формы, соглашениями не подлежат применению. Они считаются незаконными. Аналогичное положение применяется к созданию нормативных актов локального характера, принятых без прописанного алгоритма ст.

372 ТК РФ (учет выборного органа компании).

Протокол общего собрания трудового коллектива

Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

1. При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
2. К таким категориям работников, в частности, относятся:
3. С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск.
4. Важно
5. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время.

Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

• Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
• Что отразить в графикеКомментарий
• Список сотрудников
  В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор

Количество дней отпуска
Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику.

Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).

Предполагаемая дата начала отпуска
Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты.

Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.

Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск.

Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).

Возможность разделения отпуска на части
График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

Как правильно составить график отпусков: помощь кадровику — Институт Профессионального Кадровика

6 Ноября

12417

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:

• План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
• График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
• Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
• План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2020 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2019-го. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Важно! Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением.

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

• 30000–50000 рублей — для компаний.
• 1000–5000 рублей — для ИП.
• 1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности из замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

• Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
• Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
• Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

• Инвалиды — 30 дней.
• Несовершеннолетние — 31 день.
• Работающие на производстве химоружия — 56 дней.

Все прописанные в законе сроки отпусков — минимальные. Работодатель может предоставлять работникам более длительный отпуск. Главное прописать это в локальных нормативных актах.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней.

Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Поскольку изменение в трудовом законодательстве не редкость, даже опытных кадровиков интересует, надо ли составлять график отпусков на 2020 год по новым правилам.

Кардинальных перемен нет. Нужно лишь помнить, что в 2018-м году расширился список льготников — теперь к ним добавились родители, которые воспитывают троих или более детей моложе 12 лет (статья 262.2 введена законом №360-ФЗ от 11.10.2018).

В список тех, кто в будущем году может сам выбирать время ухода в отпуск, попадают:

• Работники моложе 18 лет — статья 267 ТК.
• Женщины перед или сразу после отпуска по БиР, а также сотрудницы, у которых только что закончился отпуск по уходу за ребенком — статья 260 ТК.

Памятка работодателю по составлению графика отпусков

Памятка работодателю по составлению графика отпусков

 К составлению графика отпусков работодатели должны приступать не позднее ноября месяца. В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден  не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Например, график отпусков на 2008 год должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2007 года.

1. Обязательно ли составлять график отпусков?

         Буквальное толкование формулировки ч.2 ст.123 ТК РФ «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника» говорит о том, что график отпусков становится обязательным для сторон трудовых отношений с момента его утверждения.

          Законодатель ввел эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков, а для усиления его значимости – чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей, которые  постоянно препятствуют уходу работников в отпуск. А если график отпусков утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, будут являться обязательными для обеих сторон.

         Должен ли утверждаться в организации график отпусков – ответ на этот вопрос содержится в части 1 ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков  определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, и ни в каком другом порядке.

2. С чего начать составление графика отпусков?

• Порядок (процедура) составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актах организации, которые должны содержать сведения о времени распределения отпусков между работниками в структурных подразделениях.
• В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков — такой порядок целесообразно устанавливать в организациях с большим количеством работающих.
•          Руководители отделов, цехов, других подразделений готовят проекты графиков отпусков, которые передаются в кадровую службу, специалисты которой анализируют их и вносят свои корректировки, связанные с теми или иными льготами работников и обсуждают это с работниками и руководителями подразделений.

         Далее кадровая служба приступает к формированию сводного единого графика отпусков – он и будет являться  тем нормативным документом, который предусмотрен ст. 123 ТК РФ.

         Другой способ предварительной  работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Он чаще всего практикуется на средних и малых предприятиях.

В этом случае такой  опрос может произвести и специалист кадровой службы, но при этом  не рекомендую исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений, т.к.

именно они наилучшим образом с учетом производственной необходимости могут правильно распределить очередность предоставления отпусков.

         В целях исключения споров по поводу учета (не учета) мнения работников при сборе записок работников, оформлении результатов опроса  неплохо заручитесь подписью  на пожелании работника.

         Но мнение работника не всегда может быть учтено в силу различных производственных обстоятельств, т.к. предоставление отпусков не должно нарушать нормального хода работы организации.

         Как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается и любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей, со всеми вытекающими правовыми последствиями.

 Не соблюдение же графика работодателем, будет рассматриваться Государственной инспекцией труда как нарушение трудовых прав работников и может служить основанием для привлечения его к административной ответственности в соответствии с действующим административным законодательством.

         3. Какие факторы должны учитываться при составлении графика отпусков?

          На определение очередности предоставления отпусков влияет несколько факторов.

         3.1. Пожелание работника.         Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха на Дальнем Востоке является теплое время года (весна, лето, ранняя осень) кадровой службе следует соотнести пожелания работников и следующие факторы.

         3.2. Действующее законодательство. Исходя из положений ТК РФ и других нормативных правовых актов необходимо определить:

— наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.ст.121,122 ТК РФ).

Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск не наступило (6 месяцев с момента приема на работу), то их следует предупредить, что время ухода в отпуск может быть отодвинуто на этот период. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Кроме того, ст. 121 ТК РФ установлены случаи, когда  время ухода в отпуск так же может быть отодвинуто, так, как в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не включается:

         1. Время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

         2. Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

         3. Время отпусков без сохранения заработной платы по инициативе работника более 14 календарных дней.

1.          В тоже время ст. 124 ТК РФ определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:
2. — если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска либо работник  был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала (по соглашению сторон трудового договора отпуск переносится на другой срок);
3. — в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.
4.          Не имеет значения продолжительность стажа работы менее 6 месяцев при предоставлении отпуска:
5. — женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
6. — работникам в возрасте до 18 лет;
7. — работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-месяцев;
8. — в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
9.          До истечения 6 месяцев отпуск предоставляется также:

— работникам, высвобожденным с прежнего места работы в связи с ликвидацией организации или сокращением численности (штата), при наличии непрерывного трудового стажа постановление Совмина РСФСР от 18.01.1988 №16 «Об обеспечении эффективной занятости населения, совершенствовании системы трудоустройства и усиления гарантий для трудящихся»;